Privacyverklaring

Wie we zijn

Victenna is een Nederlandse dienst van Records Mentoring, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71071571, gevestigd te Breda. Victenna is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens zoals beschreven in deze verklaring. Victenna helpt Nederlandse bedrijven zichtbaar te worden in AI-antwoorden. Daarvoor verwerken we een beperkte hoeveelheid zakelijke persoonsgegevens. Hoe, wat en waarom lees je hieronder.

Welke gegevens we verwerken en waarom

Als je onze site bezoekt. We gebruiken geen tracking-cookies en geen advertentiepixels. Onze hostingpartij verwerkt kortstondig technische logdata (zoals je IP-adres) om de site veilig te laten draaien en misbruik van de scan tegen te gaan.

Als je een scan aanvraagt. Je vult je e-mailadres en je bedrijfsnaam of domein in. Die gebruiken we om de scan uit te voeren, je het resultaat te sturen en je daarna een beperkt aantal keer gericht op te volgen. Grondslag: het leveren van wat je zelf aanvraagt, en ons gerechtvaardigd belang bij opvolging van je eigen aanvraag. Afmelden kan altijd met een klik of een reply.

Als we jou benaderen (zakelijke acquisitie). We sturen soms zelf een persoonlijk, 1-op-1 bericht aan oprichters en beslissers van Nederlandse bedrijven, meestal via het contactformulier of het zakelijke e-mailadres op je eigen website. Vraag je je af waar we je gegevens vandaan hebben: uitsluitend uit publiek toegankelijke zakelijke bronnen, zoals je bedrijfswebsite of je publieke LinkedIn-profiel. We bewaren daarvan alleen je naam, functie, bedrijfsnaam en de link naar de publieke bron, in een afgeschermde werkomgeving. We kopen geen lijsten, we scrapen niet in bulk en we verzamelen niets over je priveleven. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): gerichte zakelijke acquisitie bij mensen in hun zakelijke rol, met minimale gegevens en minimale impact. Die belangenafweging hebben we vastgelegd en kun je bij ons opvragen. Wil je niet benaderd worden: zeg het in een reply of mail ons, dan verwijderen we je gegevens direct en houden we alleen bij dat je niet opnieuw benaderd wil worden.

AI-metingen over bedrijven.Voor onze dienst meten we hoe AI-modellen over bedrijven schrijven. Dat zijn bedrijfsgegevens, geen persoonsgegevens. Staat er in zo'n AI-antwoord toevallig een naam van een oprichter of medewerker, dan bewaren we die alleen als onderdeel van het letterlijke antwoord, maximaal 12 maanden, en gebruiken we die nergens anders voor.

Als je klant wordt. Dan verwerken we de gegevens die nodig zijn voor het contract: contactgegevens, factuurgegevens en onze correspondentie. Grondslag: de overeenkomst en onze wettelijke (fiscale) plichten.

Hoe lang we bewaren

Scan-leads: maximaal 12 maanden na het laatste contact. Acquisitie-gegevens: maximaal 12 maanden na het laatste contact, bij bezwaar direct weg. AI-antwoorden met persoonsnamen: maximaal 12 maanden. Klantadministratie: 7 jaar voor zover de fiscale bewaarplicht dat eist, overige klantgegevens tot 2 jaar na einde van de samenwerking.

Met wie we delen

We verkopen nooit gegevens. We gebruiken een klein aantal verwerkers die voor ons werken onder een verwerkersovereenkomst: Notion (werkomgeving en leaddatabase), Vercel (hosting van deze site), Supabase (database, servers in Frankfurt), Upstash (technische limieten tegen misbruik), Resend (verzending van e-mail) en OpenAI (uitvoeren van AI-metingen). Verder delen we alleen als de wet ons daartoe verplicht.

Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze verwerkers zijn Amerikaanse bedrijven. Notion, Vercel en Resend zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, het geldende adequaatheidsbesluit voor doorgifte naar de VS. Supabase host onze data in de EU (Frankfurt); voor eventuele toegang vanuit de VS gelden de Europese standaardcontractbepalingen (SCC's) in onze overeenkomst met Supabase. OpenAI is niet DPF-gecertificeerd; die doorgifte is afgedekt met dezelfde Europese standaardcontractbepalingen in onze overeenkomst met OpenAI, en waar mogelijk laten we OpenAI-data in de EU verwerken.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, recht op beperking van de verwerking en op overdracht van je gegevens. Verwerken we op grond van gerechtvaardigd belang, dan mag je bezwaar maken; gaat het om benadering voor marketing, dan stoppen we altijd, zonder discussie. Mail ons via het adres hieronder; we reageren binnen een maand. Niet tevreden: je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Contact

Victenna (Records Mentoring), Breda, kevin@victenna.nl.